Garantizar un tratamiento adecuado, seguro y responsable de los datos personales que maneja Empaques Industriales de Colombia S.A.S., dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen o complementen, aplicando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, y garantizando el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares de la información.
2. ALCANCE
Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores, accionistas, candidatos, aprendices o cualquier otra persona natural cuya información sea objeto de tratamiento por parte de Empaques Industriales de Colombia S.A.S.
De igual forma aplica para todos los colaboradores, contratistas y terceros que en el ejercicio de sus funciones traten datos personales de accionistas, proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.
3. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Empaques Industriales de Colombia S.A.S.
| Campo | Información |
| NIT | 900.406.158 – 3 |
| Domicilio principal | Cl 22D 120-19 Fontibón HB – Bogotá D.C |
| Sucursal | Paso del Comercio Variante a Juanchito – Cali / Palmira |
| Página web | www.empicolsa.com |
| Correo electrónico | oficialdecumplimiento@empicolsa.com |
| Teléfono | (+57) 5169256 |
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. actúa como responsable del Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos.
4. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO (PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES)
| Campo | Información |
| Nombre | Martha Saldaña |
| Dirección | Cl 22D # 120-19 Fontibón HB – Bogotá D.C |
| Teléfono | 5169256 ext. 111 |
| oficialdecumplimiento@empicolsa.com |
5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales conforme a las disposiciones legales vigentes y únicamente para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al titular.
Las finalidades se determinan según el tipo de titular.
5.1 Datos de Empleados
- Gestión de procesos de selección, vinculación y retiro.
- Administración de nómina, prestaciones y seguridad sociales.
- Gestión de bienestar laboral y capacitación.
- Evaluaciones de desempeño.
- Cumplimiento de obligaciones laborales.
- Gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Gestión disciplinaria interna.
- Control de acceso mediante sistemas biométricos o videovigilancia.
- Cumplimiento de obligaciones SAGRILAFT y PTEE.
5.2 Datos de Candidatos
- Evaluación de hojas de vida.
- Verificación de referencias laborales.
- Estudios de seguridad.
- Procesos de selección y reclutamiento.
5.3 Datos de Proveedores y Contratistas
- Evaluación y vinculación contractual.
- Gestión contable, financiera y tributaria.
- Verificación en listas restrictivas nacionales e internacionales.
- Cumplimiento SAGRILAFT y PTEE.
- Gestión de pagos.
- Atención de PQRS.
5.4 Datos de Clientes
- Ejecución contractual.
- Gestión contable, financiera y tributaria y de cartera.
- Atención de PQRS.
- Gestión logística y transporte.
- Estudios de satisfacción.
- Verificación en listas restrictivas.
- Seguridad en instalaciones mediante videovigilancia.
- Investigación de mercados.
- Envío de información comercial y promocional.
5.5 Datos de Accionistas
- Registro societario.
- Convocatorias.
- Pago de dividendos.
- Cumplimiento de obligaciones legales.
5.6 Datos Sensibles
La Compañía tratará datos sensibles únicamente cuando:
- El titular haya otorgado autorización explícita.
- Sea necesario para salvaguardar intereses vitales del titular.
- Sea necesario para procesos judiciales.
- Se realizan actividades estadísticas o científicas.
- Se desarrollan actividades de promoción y prevención de la salud.
- Se gestionan riesgos sanitarios o epidemiológicos.
5.7 Datos de Adolescentes
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales de adolescentes únicamente cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior de los menores y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
En estos casos la Compañía:
- Obtendrá autorización previa y expresa del representante legal del menor.
- Garantizará que el tratamiento de la información sea necesario y proporcional.
- Procurará escuchar la opinión del menor cuando tenga la madurez suficiente para entender el tratamiento de sus datos personales.
6. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
| Término | Definiciones |
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. |
| Aviso de privacidad | Comunicación verbal o escrita mediante la cual el responsable informa al titular sobre la existencia de la política de tratamiento de datos personales. |
| Base de datos | Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. |
| Dato personal | Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. |
| Dato público | Dato que no es semiprivado, privado o sensible. |
| Dato privado | Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. |
| Dato semiprivado | Dato que no tiene naturaleza íntima ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a cierto sector o a la sociedad. |
| Dato sensible | Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. |
| Encargado del tratamiento | Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. |
| Incidentes de seguridad | Violación a los códigos de seguridad o a la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos. |
| Oficial de Cumplimiento respecto a Datos Personales | Persona nombrada para velar por la implementación del programa de protección de datos personales |
| Responsable del tratamiento | Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. |
| Tratamiento | Cualquier operación realizada sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Transferencia | Envío de datos personales a un receptor que se convierte en responsable del tratamiento. |
| Transmisión | Comunicación de datos personales dentro o fuera del |
| territorio nacional a un encargado del tratamiento. |
7. POLÍTICA
7.1 Funciones del Oficial de Cumplimiento
Son funciones del Oficial de Cumplimiento respecto a la protección de datos personales:
- Supervisar el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales.
- Recabar o solicitar información para determinar las actividades de tratamiento de datos.
- Analizar y comprobar la conformidad con la normativa de las actividades de tratamiento.
- Informar, asesorar y emitir recomendaciones al responsable del tratamiento.
- Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
- Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa de Gestión de Datos Personales.
- Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización.
- Impulsar una cultura organizacional de protección de datos personales.
- Registrar las bases de datos en el RNBD y actualizar el reporte cuando sea requerido.
- Obtener las declaraciones de conformidad con la SIC cuando sea necesario.
- Revisar los contratos de transferencias internacionales de datos personales.
- Diseñar programas de entrenamiento en protección de datos personales.
- Realizar el entrenamiento general en protección de datos personales para todos los colaboradores.
- Capacitar a los nuevos empleados que tengan acceso a datos personales.
- Integrar las políticas de protección de datos personales dentro del sistema de gestión de la organización.
- Medir la participación y evaluar el desempeño en los entrenamientos.
- Velar por la implementación de auditorías internas de protección de datos.
- Acompañar a la organización en visitas de la autoridad de control.
- Realizar seguimiento al programa integral de gestión de datos personales.
7.1.3 Registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio
La Compañía registrará y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esté obligada a ello conforme a la normativa vigente.
| Actividad | Tiempo |
| Actualización de bases de datos por cambios sustanciales** | Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes |
| Actualización anual del RNBD | Entre el 2 y el 31 de marzo |
| Reporte de incidentes de seguridad | Dentro de los 15 días hábiles |
| Actualización de reclamos | Primeros 15 días de febrero y agosto |
**Cambios sustanciales incluyen modificaciones en:
- Finalidad
- Encargados
- Canales de atención
- Tipos de datos personales
- Medidas de seguridad
- Política de tratamiento
- Transferencia o transmisiones internacionales
7.1.4 Coherencia Documental
La información reportada ante el RNBD deberá ser coherente con:
- La presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
- El Inventario Interno de Bases de Datos.
- Los contratos de transmisión o transferencia de datos.
- La Matriz de Riesgos de Protección de Datos Personales.
7.1.5 Principios Rectores del Tratamiento
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. aplicará en todo tratamiento de datos personales los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:
Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad regulada que debe sujetarse a la ley.
Principio de finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, específica e informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo podrá ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado.
Principio de veracidad o calidad: La información será veraz, completa, exacta y actualizada.
Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del titular a conocer el uso de sus datos.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales no estarán disponibles en medios de divulgación masiva salvo que sean públicos.
Principio de seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.
7.2 Tratamiento de la Información
- Cumplimiento de la Ley
La Compañía cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre protección de datos personales conforme a la legislación colombiana vigente.
7.2.2 Autorización
La Compañía ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular.
No es necesaria autorización cuando:
- Sea requerida por una entidad pública o judicial
- Se trate de datos públicos
- Exista urgencia médica o sanitaria
- Corresponda a datos del registro civil
7.2.3 Veracidad
La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada.
7.2.4 Acceso y circulación de la información
El acceso a la información estará restringido únicamente al titular, al autorizado o a las autoridades competentes.
7.2.5 Seguridad de la información
La Compañía cuenta con medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o alteración.
7.2.6 Confidencialidad
Los colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso a datos personales deberán garantizar la confidencialidad de la información y utilizarla exclusivamente para el cumplimiento de sus funciones.
Las obligaciones de confidencialidad se mantendrán durante la relación contractual y hasta diez (10) años después de finalizada.
7.2.8 Derechos de los Titulares
Los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización.
- Ser informados del uso de sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC.
- Revocar autorización o solicitar supresión de datos.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales. Canal de atención: oficialdecumplimiento@empicolsa.com
7.2.9 Deberes del responsable del Tratamiento
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. en su calidad de responsable del Tratamiento cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
- Informar al titular la finalidad de la recolección de los datos.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
- Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta y actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta.
- Tramitar las consultas y reclamos de los titulares.
- Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
- Cumplir las instrucciones impartidas por la SIC.
7.2.10 Conservación y Supresión de Datos
| Tipo de datos | Tiempo |
| Datos laborales | Relación laboral + 20 años |
| Datos contables y tributarios | 10 años |
| Datos contractuales | Vigencia + 10 años |
| Videovigilancia | 20 días |
| Datos biométricos | Mientras exista vínculo contractual |
La información será conservada únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento o las obligaciones legales aplicables.
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y vencidos los términos legales de conservación, los datos personales serán eliminados o anonimizados.
7.2.11 Deberes de los Encargados del Tratamiento
Las personas naturales o jurídicas que actúen como Encargados del Tratamiento de datos personales por cuenta de Empaques Industriales de Colombia S.A.S. deberán:
- Garantizar la confidencialidad de la información.
- Realizar el tratamiento de datos únicamente conforme a las instrucciones del responsable.
- Implementar medidas de seguridad técnicas, administrativas y humanas para proteger la información.
- Abstenerse de utilizar la información para fines diferentes a los establecidos.
- Informar inmediatamente cualquier incidente de seguridad relacionado con datos personales.
- Permitir auditorías cuando la Compañía lo considere necesario.
7.2.12 Canales Oficiales de Atención
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. dispone de los siguientes canales para la atención de consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales:
- Correo electrónico: oficialdecumplimiento@empicolsa.com
- Dirección: Cl 22D #120-19 Fontibón HB – Bogotá D.C.
- Teléfono: (+57) 5169256 ext. 111
A través de estos canales los titulares podrán ejercer los derechos establecidos en la presente política.
7.3 Gestión del Riesgo en Protección de Datos
La Compañía implementará un sistema de gestión basado en riesgos que permita:
- Identificar riesgos del tratamiento.
- Evaluar impacto sobre titulares.
- Implementar controles.
- Monitorear incidentes de seguridad.
- Actualizar la matriz de riesgos.
7.4 Tratamiento de Datos Biométricos y Videovigilancia
- Videovigilancia
La Compañía utiliza sistemas de videovigilancia para:
- Seguridad de instalaciones
- Control de acceso
- Investigaciones internas
- Cumplimiento BASC
Las grabaciones se conservarán máximo 20 días.
Las áreas vigiladas mediante sistemas de videovigilancia contarán con avisos visibles que informen a los titulares sobre la existencia de estos sistemas, la finalidad del tratamiento de las imágenes y los canales de atención para el ejercicio de sus derechos.
7.4.2 Datos Biométricos
Se podrán recolectar datos biométricos para:
- Control de ingreso
- Seguridad organizacional Son considerados datos sensibles.
7.5 Inventario de Bases de Datos
La Compañía mantiene un inventario de bases de datos que incluye:
- Nombre de la base
- Tipo de titular
- Finalidad
- Tipo de datos
- Área responsable
- Medio de almacenamiento
- Encargados del tratamiento
- Medidas de seguridad
- Tiempo de conservación.
7.6 Transferencia y Transmisión de Datos
- Transmisión de Datos
Tratamiento por cuenta del responsable mediante contrato. Ejemplos:
- Plataformas en la nube
- Software contable
- Servicios de nómina
- Hosting
7.6.2 Transferencia de Datos
Envío a otro responsable independiente. Ejemplos:
- Entidades financieras
- DIAN
- Centrales de riesgo
- Aseguradoras
- Autoridades judiciales
7.7 Medidas de Seguridad
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. implementa medidas de seguridad administrativas, técnicas y humanas para proteger los datos personales, tales como:
- Control de acceso a sistemas de información
- Restricción de acceso a bases de datos
- Copias de seguridad periódicas
- Políticas de contraseñas seguras
- Control de accesos físicos a archivos
- Acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros
- Protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad
- Capacitación periódica en protección de datos personales
7.8 Uso de Cookies en el Sitio Web
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. podrá utilizar cookies y tecnologías similares en su página web con el fin de:
- Facilitar la navegación del usuario.
- Analizar el comportamiento de navegación.
- Mejorar la experiencia del usuario en el sitio web.
- Obtener información estadística sobre el uso del sitio.
Las cookies podrán recolectar información relacionada con la navegación del usuario en el sitio web, con fines estadísticos, de análisis o mejora de la experiencia de uso.
El usuario podrá configurar su navegador para aceptar o rechazar el uso de cookies.
La utilización de cookies se realizará conforme a la normativa vigente sobre protección de datos personales y privacidad digital.
7.9 Aviso de Privacidad
Empaques Industriales de Colombia S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, informa a los titulares de los datos personales que ha dispuesto un Aviso de Privacidad, mediante el cual se comunica de manera clara y previa la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales, la forma en que serán tratados los datos y los derechos que le asisten a los titulares de la información.
El Aviso de Privacidad contiene información sobre:
- Identificación y datos de contacto del responsable del tratamiento.
- Finalidades del tratamiento de los datos personales.
- Derechos de los titulares de la información.
- Canales de atención para consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.
El Aviso de Privacidad completo se encuentra disponible para consulta a través del sitio web corporativo.
7.10 Responsabilidad Demostrada
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. Implementa medidas organizacionales, administrativas y técnicas que permiten demostrar el cumplimiento del régimen de protección de datos personales, incluyendo políticas internas, programas de capacitación, gestión de riesgos, controles de seguridad y auditorías periódicas.
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
8.1 Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. Solicitará autorización previa, expresa e informada a toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, incluyendo proveedores, contratistas, accionistas, clientes, colaboradores o empleados.
La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos, formularios electrónicos, correos electrónicos u otros mecanismos que permitan su posterior consulta, de acuerdo con las finalidades informadas al titular.
8.2 Consultas
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información que repose en las bases de datos de la Compañía mediante solicitud dirigida al correo electrónico:
oficialdecumplimiento@empicolsa.com
La Compañía suministrará la información solicitada en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la consulta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo inicial, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Para la adecuada atención de la solicitud, el titular deberá suministrar la siguiente información:
- Nombre completo y apellidos
- Número de identificación
- Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfono)
- Medio para recibir la respuesta
- Descripción clara de la consulta o solicitud
- Derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización, revocar autorización, acceder a la información)
Los titulares también podrán presentar solicitudes mediante comunicación escrita dirigida a:
Cl 22D #120-19 Fontibón HB – Bogotá D.C.
8.3 Reclamos, Quejas o Peticiones
El titular de los datos personales o sus causahabientes podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un posible incumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 o cualquier otra norma que los modifique o complemente.
Los reclamos podrán presentarse a través de:
- Página web de la Compañía
- Correo electrónico: oficialdecumplimiento@empicolsa.com
Los reclamos deberán contener como mínimo:
- Nombre completo y apellidos del titular
- Número de identificación
- Datos de contacto (dirección física o electrónica y teléfono)
- Medio para recibir la respuesta
- Descripción de los hechos que originan el reclamo
- Derecho que desea ejercer
- Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique
Si el reclamo se presenta incompleto, la Compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las inconsistencias.
Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, la Compañía dará respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al titular los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Los reclamos presentados por los titulares deberán registrarse en el
Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando corresponda.
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. Actualizará la información de los reclamos dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto, reportando la información correspondiente al semestre inmediatamente anterior.
8.4 Transferencia y Transmisión de Datos Personales
La Compañía podrá suministrar datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas o entidades:
- El titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
- Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Terceros autorizados por el titular o por la ley.
Cuando los datos personales sean entregados a terceros para su tratamiento por cuenta de la Compañía, estos actuarán como Encargados del Tratamiento, debiendo cumplir las obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos personales y en los contratos de transmisión que se suscriban para tal efecto.
La Compañía verificará que dichos terceros implementen medidas adecuadas de seguridad, confidencialidad y protección de la información.
8.5 Transferencias y Transmisiones Internacionales de Datos
- Transferencia Internacional de Datos
Se entenderá por transferencia internacional el envío de datos personales a un tercero ubicado fuera del territorio colombiano que actúe como responsable independiente del tratamiento.
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. podrá realizar transferencias internacionales cuando:
- El país receptor proporciona niveles adecuados de protección de datos.
- El titular haya otorgado autorización previa, expresa e inequívoca.
- Sea necesaria para la ejecución de un contrato con el titular.
- Sea requerida por autoridad judicial o administrativa.
- Se trate de operaciones bancarias o financieras internacionales.
- Está prevista en tratados internacionales suscritos por Colombia. Ejemplos:
- Transferencias bancarias internacionales
- Información enviada a entidades financieras
- Información suministrada a aseguradoras internacionales
- Operaciones comerciales con proveedores extranjeros
8.5.2 Transmisión Internacional de Datos mediante Proveedores Tecnológicos
Se entenderá por transmisión internacional cuando un proveedor ubicado fuera de Colombia trate datos personales por cuenta de la Compañía siguiendo sus instrucciones.
En estos casos:
- Se suscribió el respectivo contrato de transmisión internacional.
- Se verificarán estándares adecuados de seguridad.
- El proveedor deberá cumplir con medidas técnicas y organizativas equivalentes a las exigidas por la legislación colombiana.
Ejemplos:
- Servicios de correo corporativo en servidores internacionales
- Plataformas de almacenamiento en la nube
- Sistemas ERP, CRM o software contable alojados en el exterior
- Servicios de respaldo de información en centros de datos internacionales
En estos casos, la Compañía conservará la calidad de responsable del Tratamiento.
8.6 Intercambio Físico o Electrónico de Información
Cuando la Compañía contrate terceros para el transporte de mercancías o para el desarrollo de actividades logísticas, podrá compartir información contenida en documentos comerciales o de transporte.
En estos casos se verificarán previamente:
- La suscripción de acuerdos de confidencialidad
- La firma de contratos como encargados del tratamiento
- La autorización del titular cuando sea necesario
8.7 Excepciones
La presente política no aplicará a las bases de datos o archivos que:
- Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional.
- Estén relacionados con la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Contengan información de inteligencia o contrainteligencia.
- Tengan finalidad periodística o editorial.
8.8 Revocatoria de la Autorización y Supresión de Datos
El titular podrá solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o la supresión de estos, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
8.8.1 Revocatoria Total
Procede cuando el titular solicita la eliminación total de sus datos personales de todas las bases de datos de la Compañía.
Esto será posible siempre que:
- No exista obligación legal de conservación
- Haya finalizado la relación contractual
- No se afecten derechos de terceros
- No se comprometan procesos judiciales o administrativos
8.8.2 Revocatoria Parcial
Procede cuando el titular solicita suspender el tratamiento de sus datos para finalidades específicas.
Ejemplos:
- No recibir información comercial
- No participar en encuestas
- No recibir invitaciones o comunicaciones promocionales
8.8.3 Casos en los que No Procede la Supresión
La solicitud no procederá cuando:
- Exista obligación legal de conservar la información
- La información sea requerida por autoridad competente
- Sea necesaria para la defensa judicial de la Compañía
- Exista relación contractual vigente
8.8.4 Procedimiento
Las solicitudes de revocatoria o supresión deberán enviarse al correo:
oficialdecumplimiento@empicolsa.com
Estas solicitudes serán tramitadas conforme a los mismos términos establecidos para los reclamos, es decir quince (15) días hábiles prorrogables por ocho (8) días adicionales.
9. INCIDENTES DE SEGURIDAD
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. Gestionará los incidentes de seguridad relacionados con el tratamiento de datos personales conforme al Protocolo de Respuesta ante Incidentes BASC-PR-08 y al Formato de Informe de Investigación BASC-FR-23.
Cuando se presenten incidentes que comprometan la seguridad de la información personal, la Compañía adoptará las medidas correctivas necesarias y, cuando corresponda, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando los incidentes comprometan datos personales administrados por la Compañía y generen riesgo para los titulares, éstos serán reportados al Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los términos establecidos por la normativa vigente.
10. AUDITORÍA
Dentro de los programas de auditoría interna de la Compañía se revisará periódicamente el cumplimiento de los procedimientos relacionados con la recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de datos personales.
El Oficial de Cumplimiento podrá realizar auditorías internas o aleatorias con el fin de verificar la adecuada implementación de esta política en los diferentes procesos de la organización.
11. VIGENCIA
Empaques Industriales de Colombia S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, organizacionales o tecnológicos.
Las modificaciones serán informadas a los titulares mediante la publicación de la nueva versión en la página web de la Compañía o a través de los canales de comunicación institucionales.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir de su última actualización y permanecerá vigente mientras Empaques Industriales de Colombia S.A.S. realice tratamiento de datos personales.
12. CONTROL DE CAMBIOS
| Fecha | Motivo de actualización | Ubicación |
| 14/04/2025 | Inclusión de información del Oficial de Protección de Datos Personales y sus funciones | Punto 4 |
| 14/04/2025 | Inclusión de deberes del responsable del tratamiento | Punto 7.2 |
| 14/04/2025 | Inclusión del tratamiento de incidentes de seguridad | Punto 9 |
| 20/03/2026 | Revisión integral, actualización y fortalecimiento conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, incluyendo la incorporación de nuevos apartados, ajustes normativos, mejora en la estructura documental. | Todo el documento |